O “Panorama da Gestão de Despesas Corporativas no Brasil”, realizado pela Conta Simples – principal plataforma de gestão de despesas corporativas do Brasil – em parceria com a Visa aponta que 100% das empresas não sabem definir corretamente o conceito de “gestão de despesas”. Essa falta de compreensão se torna ainda mais crítica quando consideramos o cenário do segundo trimestre, quando muitos negócios focam em encontrar formas de garantir crescimento sem comprometer a saúde do caixa.

Para Rodrigo Tognini, CEO da Conta Simples, essa época do ano é um período estratégico para as organizações revisarem seus processos financeiros e alinharem suas operações com as metas anuais. Isso porque, após o primeiro trimestre, já é possível levantar dados suficientes para avaliar desempenho e recalcular a rota para o restante do ano.

“Para startups, MPMEs (Micro, Pequenas e Médias Empresas) e negócios em expansão, a gestão financeira vai além de cortar custos. Envolve organização, controle, decisões mais inteligentes – orientada a dados – e estratégicas. Assim é possível garantir crescimento sustentável e alcançar os objetivos de negócio”, diz.

Abaixo, o executivo lista cinco estratégias cruciais para otimizar o caixa nos próximos meses. Confira:

1. Digitalizar e automatizar processos 

O Panorama revela que MPMEs gastam mais de 20 horas semanais com o controle de despesas, o que equivale a mais de dois dias e meio de trabalho, considerando uma jornada de oito horas diárias. Isso acontece porque cerca de 7,5 milhões dessas companhias ainda utilizam métodos antiquados, como cadernos, para controlar suas finanças.

De acordo com Tognini, trocar recursos manuais por plataformas automatizadas pode ser a solução para as organizações acabarem com esse gargalo. “Automatizar processos não resulta apenas em trazer praticidade às rotinas, mas também na redução de erros e liberação do time e gestores financeiros para análises mais complexas”, pontua.

2. Gestão centralizada

Soluções para centralizar os registros contábeis em um único local podem evitar dispersão de informações, além de permitir mais clareza na tomada de decisões. Empresas que adotam esse modelo tendem a ter mais facilidade para projetar o fluxo de caixa, antecipar necessidades de capital de giro e negociar melhor com fornecedores.

“Quando pagamentos, reembolsos e controles orçamentários são reunidos no mesmo ambiente, o financeiro deixa de ‘caçar dados’ e passa a ler o negócio em tempo real”, explica.

3. Separar finanças pessoais e empresariais

Outro dado do Panorama mostra que 16% das MPMEs no país — cerca de 3,5 milhões — ainda usam cartões de crédito pessoais dos sócios para cobrir gastos. “O fluxo de reembolsos é uma boa forma de entender como esse cenário pode se tornar complexo. Misturar despesas pessoais e empresariais dificulta a separação correta dos valores, gera um processo manual e suscetível a erros, além de comprometer a análise do desempenho real da organização e gerar possíveis confusões fiscais”, alerta.

4. Usar crédito de forma estratégica

O Serasa Experian aponta que a demanda por crédito no Brasil teve uma alta de quase 13% em julho de 2024, na comparação com o mesmo período do ano anterior. Esses recursos financeiros são caminhos eficientes para impulsionar a operação, mas precisam ser utilizados de forma estratégica.

O executivo ressalta que hoje há ferramentas capazes de direcionar o melhor uso de crédito, com clareza sobre prazos e custos. “O modelo BNPL (Buy Now, Pay Later), por exemplo, é uma saída para gerir o capital de giro com flexibilidade sem comprometer o fluxo de caixa, já que permite o parcelamento com boletos, TEDs ou PIX”, recomenda.

5. Controle diário do fluxo de caixa

Mais da metade  (61%) das empresas consideram o controle sobre os gastos como um pilar essencial para uma gestão eficiente, segundo o Panorama. Isso envolve registrar entradas e saídas diariamente, permitindo identificar gargalos com agilidade e tomar decisões mais assertivas.